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時間を有効活用する4つのゾーンとは!?

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フリーランスにも会社員にも

主婦にも学生にも平等にあるもの

 

それが、「時間」です。

 

時間管理術や時短テクニックなどは

ビジネス書だけでなく

 

主婦向けの雑誌などにも

紹介されていて

 

たくさんの時間の

有効活用法が存在します。

 

ところで、あなたは

時間の活用は得意ですか?

 

フリーランスで働いていると

24時間の使い方は自由ですよね。

 

だからこそ

ワーカホリックになってしまったり

 

反対に、ダラダラと

過ごしてしまうことも……。

 

今回は、時間を有効活用するために

優先順位をつける方法をお伝えします!

 

◆「重要度」と「緊急度」を掛け合わせる

 

作業の優先順位を

決める基準となるのが

重要度緊急度です。

 

24時間でこなしている作業は

驚くほど多く

 

だからこそ、

優先順位をつけることが肝心です。

 

重要度と緊急度の掛け合わせ方は

 

重要度 高い・低い と

緊急度 高い・低い

 

これらの4つを組み合わせます。

 

グラフやマトリックスを使って

タスクを書き込んでいくと

わかりやすいでしょう。

 

それでは、

それぞれの組み合わせを解説します。

 

1.重要 × 緊急

 

重要かつ緊急なタスクとは

「今、これをしないとマズイ!」

というものです。

 

締め切りがある仕事や

その日に行う会議の準備などを

 

他の仕事よりも優先するのは

重要で緊急だからです。

 

2.重要でない × 緊急

 

仕事(タスク)= 重要 ですが

このゾーンはあえてそれを

見直すことも必要です。

 

緊急でしなければ

いけないことが増えてきたときは

 

その仕事は

自分でなければできないのか?

 

その仕事は本当に必要なのか?

 

と、問いかけることで

スマートになっていくのがこのゾーンです。

 

3.重要 × 緊急でない

 

実は、このゾーンが

ビジネスにおいて一番大切なんです。

 

たとえば、

次の仕事の企画書を書いたり

 

仕事につながる動線づくりを

するのがこのゾーンです。

 

ところが、重要度に関わらず

緊急で取り組まなければならないことに

追われていると

 

「時間ができたらやろう……」

 

と思って、後回しになってしまいます。

 

やがて、このゾーンで

手をつけていなかった仕事が

重要×緊急ゾーンへと移動するのです。

 

4.重要でない × 緊急でない

 

つまり、やらなくてもいい仕事のことです。

 

なぜ、このゾーンが存在するかというと

緊急の仕事に追われていると

ストレスが溜まります。

 

そんな緊張状態から

解放されるために

 

必要ではないことをしたくなるからです。

 

たとえば、ゲームをしたり、

なんとなくテレビを見るのは

緊急でも重要でもないでしょう。

 

だけど、心と身体を休めるという意味では

重要だと位置づけられることもあります。

 

どのゾーンのタスクも

あなたにとって必要なことです。

 

しかし、それらすべてをこなそうとすると

体力も精神も疲れてしまいます。

 

限られた時間で効率よく

作業を進めるために

 

タスクの内容と重要度を

見直してみましょう。

 

すると

時間を有効活用できるようになり

 

自分にとって何が

大切なのかがわかります。

 

ぜひ、一度試してみてください。

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