「時間がない！」から解放される、ガントチャートを活用しよう

気がつけば納期まで時間がなかった。

 

これは徹夜で仕事するしかない･･････。

 

 

しなければならないことがたくさんあって

 

なかなか進まない･･････。

 

 

そんなときに必要なのが進捗管理です。

 

 

今回は、進捗管理をする方法をお伝えします。

 

 

・ガントチャートを使って計画を立てる

 

ガントチャートとは、

 

プロジェクトの管理や生産管理などで

 

進行状況の管理に使われる表です。

 

 

「いつ、誰が、何をするのか」を

 

カレンダーに書き込んでいくというイメージです。

 

 

プロジェクトごとに作るのもいいですが

 

複数のプロジェクトを同時進行させている場合でも

 

自分が何をすべきなのかが

 

一目でわかるのがメリットです。

 

 

 

・オリジナルガントチャートを作ってみよう

 

ガントチャートはエクセルなどで作成できます。

 

 

縦軸にプロジェクト名を書き

 

横軸に日付を入れて表にします。

 

 

次に、プロジェクトで必要な作業を

 

できるだけ細分化していきます。

 

 

納品や提出などの期日だけを入れるのではなく

 

それまでに必要な作業を入れるのがポイントです。

 

 

作業の開始日、終了時期、流れなどをリストアップして

 

どれにどれだけの時間がかかるのか考えて

 

チャートに書き込んでいきます。

 

 

（例）
フリーランスのライターが雑誌などのチームで仕事をする場合

 

・企画会議に参加
・企画を練る
・取材先のリストアップ
・プロジェクトチームで会議
・レイアウトの打ち合わせ
・取材先にアポイントをとる
・取材までの下調べ
・行き方を調べる
・取材をする
・写真を選ぶ
・原稿を書く
・原稿に使用する情報について調べる／確認する
・原稿をチームで確認／修正
・クライアントに原稿を確認してもらう／修正
・原稿と写真データを納品
・校正する／修正
・（修正があれば）再校正

 

 

というように、工程を書き込んでいき

 

さらに必要な作業があれば細分化して書きます。

 

 

こういった案件をいくつも同時進行していると

 

慣れている作業であっても

 

期日を忘れてしまうなどのミスが起こりやすくなるものです。

 

 

また、クライアントの都合で確認が遅れることもあるので

 

予備日を含めたスケジュールを組むといいでしょう。

 

 

・クライアントやチームと共有する「安心感」

 

ガントチャートはカレンダーサイトで作ることもできます。

 

 

クライアントやプロジェクトチームのメンバーと共有すれば

 

誰がどんなことをしているのかがわかり

 

確認や変更もしやすくなります。

 

 

それに、「みんなで取り組んでいる」という意識が働き

 

一体感と安心感が生まれそうですよね。

 

 

まずは、カレンダーサイトやスケジュール帳を使って

 

プロジェクトの管理に挑戦してみましょう。