ビジネスメールを見直そう! 読みやすくて伝わる書き方のコツ3つ

 In ブログ

オンラインでの会議や打ち合わせが多くなり

 

連絡はチャットを使うという人も増えましたよね。

 

ですが、まだまだメールを使う機会もありますよね!

 

 

ちょっとしたやりとりはチャットやメッセンジャーで

 

公式な書類の提出などはメールで、というように

 

使い分けをしている企業や組織もあります。

 

 

今回は、相手に伝わるメールの文章の書き方のコツを3つお伝えします!

 

 

 

1.結論を先に書く

 

経緯から説明して最後に結論を書く方法を

 

「クライマックス法」といいます。

 

この書き方では、結論に至る理由がわかるので

 

最終決定に納得できるのが良いところです。

 

 

ところが、回りくどくて言い訳がましいという印象を与えることも。

 

「で、結局どうなったの?」と、本当に言いたいことが伝わりにくい

 

という場合もあります。

 

 

そこで、結論を先に伝えてから理由や経緯を書くという

 

「アンチ・クライマックス法」を用いるのが1つ目のコツです。

 

 

それから、わかりやすい「件名」をつけることも大事です。

 

件名でどのような用件なのか伝えておけば

 

本文の内容が頭に入ってきやすくなるからです。

 

 

 

2.文章を短くする

 

文字がびっしりと詰まっている文章は読みにくいものです。

 

特にスマートフォンの画面では

 

文字が詰まっていると圧迫感があります。

 

 

なので、「余白」を作ることが2つめのコツです。

 

文章が長い場合は途中で切って改行し

 

1行の長さを同じくらいに統一します。

 

 

また、一文を短くするのもポイントです。

 

誰がなにをした(する)ということを簡潔に伝えましょう。

 

 

さらに、メール1通につき、1用件にしぼるのもポイントです。

 

用件ごとにメールをわけるのもいいですね!

 

 

 

3.文章を読み返す

 

チャットでは、簡潔さと返信の速さが求められます。

 

それに対して、メールは時間をかけて文章を作ることができます。

 

 

メールを送る前に、作成した文章を読み返しましょう。

 

わかりやすい順番で、正しい言葉遣いで書かれているかどうか。

 

余白があり、読みやすいレイアウトになっているかどうか。

 

誤字脱字がないか、添付ファイルが間違っていないかを確認します。

 

 

結論、理由、自分がすること、相手にしてほしいことなどが

 

わかりやすく書かれていれば

 

メールでのやりとりがスムーズになります。

 

 

 

読みやすく、伝わりやすい文章は

 

「丁寧に仕事をしてくれる人」という印象を与えます。

 

チャットがメインの今だからこそ!

 

ビジネスメールの書き方を見直すのもいいかもしれません。


Recent Posts